Avis de confidentialité

1. Responsable de vos informations

Je soussignée, Sarah Strasberg, exerçant sous le nom Sarah Strasberg IBCLC, suis la responsable du traitement pour mon activité indépendante de consultante en lactation. Vous pouvez me contacter à privacy@sarahstrasberg.co.uk ou m’écrire à Sarah Strasberg IBCLC, 5 Brayford Square, London E1 0SG. Il s’agit uniquement d’une adresse professionnelle de correspondance ; aucune consultation n’y est assurée.

2. Informations recueillies

Je peux recueillir votre nom et vos coordonnées ; les informations relatives aux rendez-vous, aux paiements, à l’adresse et au pays de facturation, aux remboursements, aux annulations automatiques, au statut du renouvellement hebdomadaire et aux factures ; la date de naissance de votre bébé ou la date prévue de l’accouchement ; les antécédents d’alimentation, les informations de santé, les médicaments et les coordonnées pertinentes de l’équipe de soins ; les notes de consultation, les plans de soins et les messages ; vos choix de consentement ; ainsi que les informations nécessaires pour traiter une préoccupation ou une réclamation.

Stripe recueille l’adresse de facturation complète au moment du paiement. Le système utilise le pays de cette adresse afin de vérifier automatiquement l’éligibilité au tarif en euros et, en cas d’adresse manquante ou située hors de France, de déclencher le remboursement intégral, l’annulation du créneau Calendly et l’e-mail de réorientation vers le site britannique.

Le site public ne comporte aucun formulaire préalable et ne recueille ni ne conserve les réponses relatives à la santé ou les notes cliniques. Après la réservation d’un rendez-vous, Calendly envoie automatiquement un lien vers un formulaire préalable distinct dans Microsoft Forms, au sein de mon compte professionnel Microsoft 365. Les réponses sont envoyées à ce compte ; elles ne sont ni transmises à ce site public ou à Calendly, ni conservées par ceux-ci. Les dossiers cliniques restent dans un service et une base de données distincts dont l’accès est contrôlé. Seules les informations raisonnablement nécessaires à la réservation, à la sécurité des soins, à la tenue des dossiers, au paiement et au respect des obligations légales ou professionnelles sont recueillies.

L’hébergement du site peut traiter les informations techniques essentielles nécessaires à sa diffusion et à sa sécurité. J’utilise un outil d’analyse interne, sans cookie, qui enregistre des totaux agrégés de pages vues par date, page et domaine du site référent. Il comptabilise aussi les clics vers Calendly, la page de contact, les adresses e-mail et les numéros de téléphone, selon la date, la page et une catégorie générale de destination. Il ne conserve ni noms, ni informations de santé, ni URL référentes ou de destination complètes, ni adresses IP, ni identifiants publicitaires, ni identifiants uniques de visiteurs. Les données d’analyse agrégées sont conservées pendant 13 mois au maximum. Le site n’utilise pas intentionnellement de cookies publicitaires.

3. Pourquoi les informations sont utilisées

Les informations servent à organiser et fournir les consultations, comprendre vos objectifs et les éléments pertinents de votre histoire, créer et réviser un plan de soins, communiquer au sujet de l’accompagnement, encaisser les paiements et les prélèvements hebdomadaires autorisés, vérifier l’éligibilité au tarif en euros, effectuer les remboursements et annulations automatiques nécessaires, conserver des dossiers cliniques et financiers appropriés, protéger les enfants et les adultes vulnérables, respecter les obligations d’assurance et les obligations légales, et répondre aux préoccupations.

4. Fondement juridique

Pour les données personnelles ordinaires, le traitement est généralement nécessaire afin de prendre des mesures à votre demande et d’exécuter le contrat de service, de respecter des obligations légales et de poursuivre des intérêts légitimes tels que la sécurité de la pratique, la tenue des dossiers, la prévention de la fraude et la défense de droits en justice.

Les informations de santé constituent des données de catégorie particulière. Le processus clinique préalable distinct vous demande de faire un choix spécifique concernant le traitement des informations de santé et d’alimentation pertinentes aux fins de l’accompagnement en lactation et des dossiers cliniques. Dans des circonstances limitées, une autre condition juridique peut s’appliquer, par exemple la protection des intérêts vitaux ou la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Le consentement aux soins pratiques ou à la communication d’informations est distinct du fondement utilisé en matière de protection des données.

5. Destinataires des informations

Des prestataires peuvent traiter le minimum d’informations nécessaire à leur rôle, notamment Calendly pour la planification, les annulations automatiques et l’envoi du lien vers le formulaire préalable, Microsoft Forms au sein de Microsoft 365 pour le formulaire postérieur à la réservation, Stripe pour les paiements, la collecte du pays de facturation, les remboursements et les prélèvements hebdomadaires automatiques de l’accompagnement WhatsApp, Microsoft Teams pour les rendez-vous virtuels, WhatsApp lorsque vous choisissez l’accompagnement par messagerie, le prestataire chargé d’héberger et de sécuriser le site public, ainsi que le prestataire distinct et contrôlé utilisé pour les dossiers cliniques.

Avec votre autorisation, je peux communiquer des informations pertinentes à une sage-femme, un médecin, un pédiatre ou un autre professionnel local participant aux soins. Des informations peuvent être communiquées sans autorisation lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire pour répondre à une préoccupation grave de protection ou d’intérêt vital. Je ne vends pas les informations des clientes.

6. Prestataires internationaux

Certains prestataires technologiques peuvent traiter des informations dans plusieurs pays. Je sélectionne des services qui prévoient des mesures adaptées pour protéger les informations qui leur sont confiées.

7. Sécurité

Le site public ne possède ni formulaire de santé préalable, ni point de dépôt de ces réponses, ni interface ou clé cryptographique capable de déchiffrer ou d’afficher des réponses ou dossiers cliniques. Calendly envoie uniquement le lien vers le formulaire Microsoft Forms distinct et ne reçoit pas les réponses. Celles-ci sont conservées dans mon compte professionnel Microsoft 365 à accès contrôlé et ne transitent pas par le site public. Les dossiers cliniques sont conservés dans une application et une base de données distinctes à accès contrôlé. Les statistiques agrégées du site sont uniquement accessibles au moyen d’un tableau de bord protégé par mot de passe. Les réponses sensibles ne figurent pas dans les notifications ordinaires par e-mail ni dans les statistiques du site.

8. Durée de conservation

Lorsque la cliente est adulte, les dossiers sont conservés pendant cinq ans à compter de la dernière consultation ou du dernier contact clinique. Lorsque la cliente est mineure, ses dossiers sont conservés pendant cinq ans à compter de la date de son dix-huitième anniversaire.

À l’issue de la période applicable, les dossiers seront supprimés de manière sécurisée ou anonymisés, sauf si une durée plus longue est imposée par la loi, un assureur, des obligations de protection ou une procédure judiciaire en cours.

9. Vos droits

Selon les circonstances, vous pouvez demander l’accès à vos informations, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité, ou vous opposer au traitement. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez retirer ce consentement pour l’avenir. Certains droits peuvent être limités lorsque les informations doivent être conservées pour des raisons légales, de protection ou de défense de droits.

Pour exercer un droit ou poser une question sur la confidentialité, écrivez à privacy@sarahstrasberg.co.uk. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO). Je vous serais reconnaissante de me donner d’abord la possibilité de répondre à votre préoccupation.

10. Autres sites et modifications

Les liens vers Calendly, Stripe, Microsoft Teams, WhatsApp ou d’autres services renvoient vers des prestataires qui disposent de leurs propres informations de confidentialité. Cet avis sera réexaminé si l’activité, la législation ou les prestataires évoluent.

Consultez également les Conditions de service.